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哈尔滨金融学院教学档案管理办法(试行)

2020年03月26日 21:03  点击:[]

 

哈尔滨金融学院文件

哈金院〔202062

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关于印发《哈尔滨金融学院教学档案

管理办法(试行)》的通知

 

各单位、各部门:

《哈尔滨金融学院机要文件管理办法》经2020325日第4次校长办公会讨论通过,现印发给你们,请做好贯彻落实。

 

哈尔滨金融学院

2020326

 

      哈尔滨金融学院院长办公室 2020326日印发

哈尔滨金融学院教学档案管理办法(试行)

第一章  总 则

第一条 为了加强教学档案管理,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动,教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案管理的质量和水平,实现教学档案管理工作的标准化、规范化和现代化,特制订本办法。

第二条 本办法依据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章和《哈尔滨金融学院档案管理办法》,结合教学工作实际情况制定。

第三条 本办法适用于教务处和各系部。

第二章  教学档案管理体制

第四条 教学档案实行教务处和各系部二级管理

第五条 为确保教学档案完整、准确、系统和安全,便于开发利用。教务处和各系部分别确定一名负责人分管教学档案管理工作,并分别配备一名兼职档案员,负责档案归档、保管和移交。

第六条 教学档案按保管期限划分为永久和定期两种,定期一般分为30年、10年、4年。永久类档案由教务处和各系部及时移交学校档案室管理,定期类档案分别由教务处和各系部管理。

第三章  教学档案管理人员职责

第七条 分管档案工作领导的职责

(一)制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中,并监督执行;

(二)加强与学校档案部门联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案管理的案卷质量;

(三)对本部门兼职教学档案员提出具体要求,并帮助其解决实际困难。

第八条 兼职档案员职责

(一)做好本单位教学管理文件材料的形成积累工作;

(二)将收集、积累的教学管理文件材料整理组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向学校档案室移交;

(三)做好存放在本单位的教学管理档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

第四章  归档范围的确定

第九条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

第十条 归档的文件材料,要遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理活动的成套性特点。

第十一条 归档的内容包括人才培养方案管理、教学运行管理、专业建设、课程建设、教材建设、实验室建设、实践教学基地建设、教师队伍建设、教学管理制度建设等方面。

第十二条 不归档的文件材料

(一)上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;

(二)上级有关教学的未定稿的文件;

(三)重份文件;

(四)无查考利用价值的事务性临时性文件;

(五)非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;

(六)校内其他单位发来的文件;

(七)与校外单位交换来的材料。

第五章  归档流程

第十三条 形成与积累

(一)每新学年开始后,由分管档案工作的本部门领导向本部门兼职档案员布置形成积累教学文件材料的任务;

(二)兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理;

(三)兼职档案员随时接受学校档案室检查、指导,做好本部门文件材料的积累工作;

(四)归档的教学管理文件材料必须字迹工整、格式统一,签字手续完备;

(五)教学管理档案文件一般归档一份。

第十四条 整理组卷

(一)按照教学管理文件材料由形成部门立卷归档的原则,由兼职档案员负责将积累的文件材料向学校档案部门归档;

(二)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷;

(三)在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件按永久、定期顺序排列;

(四)卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列;

(五)卷内材料一律用不锈钢书订,对破损的文件材料应进行修补;

(六)凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间;

(七)各种材料大小均为A4纸,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面;

(八)文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号;

(九)透明图纸用缝纫机打图边,并贴上标签,填写张号及文字报告一致的档号;

(十)按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的右上角。以件归档单位,应在文件上方中间加盖归档章,并逐项填写;

(十一)填写卷内目录及备考表;

(十二)文件形成提出每个案卷的密级并会同档案室确定;

(十三)填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。

第十五条 归档、移交

(一)教学综合管理文件次年6月底前归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档;

(二)兼职档案员填写归档说明书;

(三)移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人可以拒绝接收,并限期改正补交;

(四)移交时填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。

(五)教务处和各系部教学档案向学院档案室移交时,按照学院档案室的有关规定和要求执行。

第六章 教学档案保管与使用

第十六条 设置专用档案资料柜保管教学档案,做到集中、妥善、安全。

第十七条 凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在单位主管领导批准,未经批准,不得修改任何文件材料。

第十八条 凡计算机打印纸制资料,要留存与之内容相同的电子文件,以便长久保存和利用。

第十九条 保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定,做出处理决定。

第二十条 逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统,统一管理和开发利用。

第二十一条 档案的查阅、摘录、复制等执行审批制度,办理借阅手续,并按期归还。

第七章  附则

第二十二条 本办法自发布之日起执行,由教务处负责解释。

 

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